近期，深圳市司法系统传来一则引人注目的新闻：深圳市司法局与深圳市公证协会共同举办2024年度的公证文书质量审查行动。该活动对于公证行业的规范化进程具有重大影响。
检查团队组成
深圳市司法局公共法律服务管理处及深圳市公证协会的相关负责人均积极参与了本次行动。他们亲自带队，对全市范围内的公证机构进行了实地考察。此举充分展现了相关部门对此次检查的高度关注，因为他们亲自深入到各公证机构的一线工作现场。这并非仅仅是形式上的巡视，而是一次实实在在的司法服务监督活动。他们的身影遍布各公证机构，彰显了提升深圳市公证文书质量的坚定决心。
两个部门的共同参与反映出，在公证文书质量监管这一领域，多部门的协作显得尤为必要。司法局公共法律服务管理处承担着监管司法服务相关事务的职责，而公证协会则对公证业务有着深入的理解和广泛的联系。两者的合作能够更全面、更有效地对公证文书的质量进行监管。
检查范围确定
检查活动涉及面广泛。检查组于广东省公证行业综合信息平台管理系统内，随机选取了深圳市10家公证机构，从2023年5月1日至2024年4月30日期间所出具的各类公证文书档案卷宗。这些卷宗包括继承、遗嘱、证据保全、委托、债权文书赋予强制执行效力等公证事项，共计1740份。检查范围不仅涵盖了深圳市所有公证员，确保了全面性，同时也对深圳市公证文书质量进行了无遗漏的全面审查。
在确定时间范围、公证业务类型及公证员资质时，已充分考虑。该时间段内的公证业务能够体现近期公证文书的质量状况。选择多种公证业务类型，是因为这些业务在日常生活和经济活动中极为常见且关键，直接关系到民众及企业的重大权益。确保所有执业公证员均纳入检查范围，从人员角度保障了检查的全面性。
检查标准一致
为确保检查的公正性与科学性，检查小组遵循《广东省司法厅公证案卷检查评分办法》、司法部及国家档案局发布的《公证档案管理办法》和《公证文书立卷归档办法》，对公证案卷的检查标准进行了统一制定。同时，依据《评分对照表》实施扣分制度。这一系列标准体系，确保了在公证申请受理、审查核实、公证书制作、案卷归档以及收费等各个流程中，均有明确依据和合理依据。
这些标准规范均基于深入的调研与长期的实践得以确立。以广东省司法厅发布的《公证案卷检查评分办法》为例，该办法由省级司法管理部门制定，旨在统一规范全省公证业务的检查工作。此外，司法部和国家档案局也分别从更高级别的职能和档案管理专业视角提供了参考依据。执行这些标准有助于最大限度地减少检查过程中的争议和模糊区域。
检查方式实施
检查组采用科学的检查手段对本次公证文书进行了全面审查。他们对许可证卷的每个环节进行了详尽的检查，并且在成员间就检查结果展开了深入的讨论和交流。这一过程并非依赖个人主观判断，而是通过成员间的互动交流，共同得出更为精确的结论。集体讨论不仅有助于揭示个别成员可能忽略的问题，还能对存在争议的判断点进行更深入的探讨。
若缺乏此类详尽的审核流程，某些问题恐将疏漏。以公证书的编制为例，若仅由个别成员进行审查，其注意力可能仅限于格式等表面细节；然而，通过成员间的交流与讨论，或许能揭示某些审核意见中逻辑上的不严密之处。此方法有助于将审查深入至公证文书的核心内容。
问题反馈及时
检查过程中发现的问题得到即时响应。检查团队将直接向公证机构提出整改的见解与建议。公证机构能够迅速获取问题反馈，这对于快速调整公证业务流程至关重要。现场反馈机制的实施，有效防止了问题的滞后处理，降低了问题积压可能引发的更大风险。
公证机构在获得现场反馈信息后，即刻采取行动，对正在进行或即将启动的公证工作作出相应调整和优化。如在核实审查阶段，若发现反馈存在疑问，公证机构将立即对审核程序进行复查，以防止类似错误在后续公证活动中重现。
整改措施安排
深圳市司法局及深圳市公证协会的负责人强调，本次检查并非例行公事。他们将细致梳理检查中暴露的所有问题，并深入分析潜在风险。基于此，他们计划制定切实可行的解决方案。同时，针对一些显著问题，将进行通报，以增强公证行业的警觉性。此举旨在确保公证机构全面整改问题，防止类似问题再次发生。
后续的整改跟踪监督显得尤为关键。即便前期的检查工作再全面、再细致，若缺乏后续的整改措施，先前的工作成效将大打折扣。以收费环节的不规范问题为例，若缺乏严格的整改督促，此类问题可能会持续对公证服务的公正性和公众的信任度造成负面影响。
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